Para quem não sabe, o Google vai muito além de ser o “gigante das buscas” na internet. Ele possui uma série de ferramentas, algumas delas um pouco escondidas naqueles quadradinhos do Google Apps localizados no canto superior direito da tela do Gmail. O próprio Gmail é uma verdadeira mão na roda em relação a outros servidores de e-mail. Confira abaixo algumas dicas de ferramentas Google gratuitas para otimizar o seu trabalho.
1. Gmail: a ferramenta de e-mails do Google vai muito além de só receber e enviar e-mails. É possível realizar videochamadas (até com mais de uma pessoa ao mesmo tempo), criar fóruns de conversas e categorizar mensagens por assunto, criando tags e cores diferentes para elas. Tem até a opção de criar tarefas e acompanhar sua realização (quase um Trello). Como? O botão de Tarefas fica no canto direito da tela, na lateral, abaixo do seu avatar da conta do Google, junto com os botões de Agenda e Contatos. Dica: pagando, você pode usar o domínio da sua empresa dentro da ferramenta do Gmail. Mais em workspace.google.com/intl/pt-BR/products/gmail
2. Formulários: Pelo Google Forms, localizado no Drive, você cria formulários com vários tipos de perguntas (abertas e fechadas), gera um link e manda para seus contatos responderem. Se é para um evento com limite de participantes, há plug-ins que limitam a quantidade de respostas e o tempo para responder. Depois você pode gerar relatórios de respostas com gráficos, respostas individuais e uma tabela de Excel com todas as respostas. Como? Estando no Drive, clique em “+Novo” e depois em “Formulários Google” (talvez ele esteja logo depois do comando “Mais”, no final do menu).
3. Agenda: Marque reuniões e convide as pessoas para participar. Elas irão receber um e-mail com título da reunião, data, horário e local. Elas confirmam a participação e essa reunião passa a fazer parte da agenda delas. Na véspera (em data e hora definidos por você), todos recebem um e-mail lembrando do compromisso. Você também pode compartilhar sua agenda com outras pessoas ou marcar seus próprios compromissos pessoais (como datas de aniversários) para não esquecer de nada. Serve tanto para reuniões presenciais quanto online (inclusive elas podem ser gravadas).
4. Gestão de Documentos: O Drive é ideal para compartilhar arquivos de trabalho, incluindo aqueles que são escritos “a várias mãos”. É praticamente um Windows Office online, hospedado na nuvem, com suas próprias versões do Word, Excel, PowerPoint e Paint, todos compatíveis com os formatos da Microsoft, sendo possível importar os arquivos que você já tem no seu computador. Isso praticamente acaba com dois problemas comuns para quem trabalha com arquivos locais: o controle de versões (tudo o que é alterado fica registrado no histórico) e a mobilidade (você pode acessar os arquivos em qualquer lugar). Também tem os aplicativos de Mapas e Criação de Sites. Há também a opção de hierarquizar os acessos aos arquivos. Você define quem pode acessar quais arquivos e os níveis de permissão (só ver e baixar ou ver, editar e baixar). O espaço gratuito é generoso: 15 gigas!
5. Alertas: No Google Alerts, você insere palavras de assuntos que te interessam. Pense nas principais palavras-chave relacionadas ao seu negócio, o nome da sua empresa, os produtos ou serviços que vende. Sempre que algum site publicar algum texto, artigo ou matéria com essas palavras, você receberá um e-mail com os links. É possível definir a periodicidade desses e-mails: assim que o conteúdo é publicado, resumo diário, semanal ou mensal. Se a entrega for muito grande, vá deixando de seguir algumas palavras ou tente especificar mais. Como? Só acessar google.com.br/alerts
O Google está sempre lançando ou mesmo melhorando aplicativos. Com pouco tempo de uso, você se acostuma e começa a ver os resultados em economia de tempo, eficiência e comodidade. Conhece outra ferramenta gratuita do Google para melhorar a gestão no trabalho? Deixe sua sugestão nos comentários e até a próxima!
Sobre o autor:
Marcelo Sander é jornalista, especialista em Marketing, mestrando em Educação Tecnológica, professor de Marketing Digital na graduação e pós-graduação. Assessor de Comunicação na Prefeitura de Sete Lagoas (MG), com experiência em comunicação pública, já tendo atuado em agências digitais, Governo de Minas e veículos de imprensa. Apresentador da esquete diária “Conexão Digital” na rádio 93FM. É palestrante e idealizador do Seminário de Marketing Digital de Sete Lagoas, co-fundador do ecossistema local de startups Santa Helena Valley e também editor do blog Mercado Web Minas.